Gestão Financeira de Conferência

Data: 18/02 de 2025 até 15/03 de 2025

Tipo de Empresa: Organização de Eventos/Conferências

Ferramentas Utilizadas: Excel, Google Sheets, Trello, Power BI, Softwares de Contabilidade

Descrição do Projeto

Atuei na gestão financeira de uma conferência de grande porte, assegurando a sustentabilidade econômica do evento e garantindo que ele fosse memorável para os participantes. Além da controladoria financeira, desempenhei um papel estratégico na comunicação e coordenação entre os membros do comitê organizador, assegurando a sinergia entre todas as áreas. Também fui responsável pela implementação de práticas de inovação e design thinking para otimizar a experiência da conferência e sua viabilidade econômica.

Pré-Projeto

1. Diagnóstico da Viabilidade Financeira:
   • Análise dos custos operacionais e previsão de receitas.
   • Levantamento de potenciais patrocinadores e fontes de financiamento.
   • Avaliação de riscos financeiros e desenvolvimento de um plano de mitigação.
2. Planejamento Orçamentário:
   • Estruturação de um orçamento detalhado para todas as áreas do evento.
   • Definição de categorias de despesas e alocação de recursos estratégicos.
   • Implementação de metodologias de acompanhamento financeiro em tempo real.
3. Definição de Estratégias para Sustentabilidade do Evento:
   • Estudo de modelos de monetização (ingressos, patrocínios, parcerias).
   • Planejamento da precificação e estratégias de retorno sobre investimento (ROI).
   • Definição de indicadores de sucesso financeiros e operacionais.

Execução do Processo

1. Gestão e Controle Financeiro:
   • Monitoramento contínuo das finanças do evento e ajustes conforme necessário.
   • Negociação com fornecedores e parceiros para garantir custos otimizados.
   • Implementação de relatórios financeiros periódicos para o comitê organizador.
2. Coordenação e Comunicação com o Comitê:
   • Atuação como ponto de contato entre as áreas para alinhamento estratégico.
   • Tomada de decisões estratégicas em conjunto com a diretoria do evento.
   • Implementação de reuniões de acompanhamento para garantir a execução conforme planejado.
3. Inovação e Design Thinking:
   • Aplicação de metodologias ágeis para otimizar a experiência da conferência.
   • Criação de soluções criativas para aumentar o engajamento e a participação.
   • Desenvolvimento de estratégias para tornar o evento mais sustentável financeiramente e ambientalmente.

Resultados

• A execução da conferencia ocorreu como esperada e sem custos não esperados;
• O caixa ficou positivo, com uma taxa de 12% de lucro sobre o valor esperado;
• Taxa de reembolso de 5%;